QR-Code für Hochzeitsfotos: Karten gestalten, drucken, platzieren

Ein QR-Code für die Hochzeitsfotos ist in einer Minute erzeugt. Ob eure Gäste ihn am Abend tatsächlich scannen, entscheidet sich an praktischen Dingen: Wie groß ist er gedruckt, steht er an der richtigen Stelle, ist er im gedimmten Saal noch lesbar, und weiß überhaupt jemand, wofür er da ist? Hier geht es um genau diesen Teil: die Karte selbst, vom Entwurf bis zur Ansage.

Wohin der Code führt und warum ein einziger reicht

Ein QR-Code ist nichts anderes als ein gedruckter Link. Beim Scannen öffnet das Smartphone die Adresse eurer Galerie, und dort laden die Gäste ihre Bilder hoch. Ihr braucht deshalb nicht pro Tisch, pro Familie oder pro Tageszeit einen eigenen Code. Ein Code, eine Galerie, alles an einem Ort.

Erzeugt den Code erst, wenn der Galerie-Link endgültig ist. Sonst führen die Karten am Hochzeitstag ins Leere. Hat eure Galerie ein Passwort, schreibt es nicht auf die Karte, die offen im Saal liegt, sondern lasst es bei der Ansage nennen. Wie der Ablauf aus Sicht der Gäste aussieht, zeigt unsere Seite zum QR-Code für die Hochzeit.

Die Karte gestalten: Größe, Kontrast, Ruhezone

Druckt den Code mindestens drei mal drei Zentimeter groß. Auf Tischaufstellern dürfen es fünf Zentimeter sein, auf einem Willkommensschild ruhig handtellergroß. Je weiter weg die Gäste stehen, desto größer der Code.

Beim Kontrast gilt: dunkle Module auf hellem Grund. Schwarz auf Weiß oder Creme funktioniert immer, ein dunkles Grün oder Bordeaux auf hellem Papier auch. Was regelmäßig scheitert, sind Pastellcodes auf pastellfarbenem Hintergrund, invertierte Codes (hell auf dunkel, das liest nicht jede Kamera-App zuverlässig) und Codes über einem Foto oder Muster.

Rund um den Code muss eine freie Fläche bleiben, die sogenannte Ruhezone, ungefähr so breit wie vier der kleinen Quadrate, aus denen der Code besteht. Ornamente, Eukalyptuszweige oder ein direkt anliegender Rahmen bringen die Kamera aus dem Tritt. Setzt Deko also mit Abstand.

Dazu kommt Text, aber wenig: eine einzige Zeile, die sagt, was passieren soll. „Scannen und eure Fotos hochladen“ reicht völlig. Darüber eure Namen und das Datum, damit die Karte auch als Andenken funktioniert. Und unter den Code in kleiner Schrift eine kurze Adresse der Galerie als Fallback für Gäste, deren Kamera nicht scannt. Kurz deshalb, weil niemand eine lange Zeichenkette fehlerfrei abtippt.

Drucken: Papier, Oberfläche, Format

Für Tischaufsteller braucht ihr festes Papier, sonst kippen die Karten oder wellen sich im Laufe des Abends. Karton ab etwa 250 Gramm pro Quadratmeter steht zuverlässig, 300 Gramm sind für gefalzte Aufsteller noch angenehmer. Wählt matte oder seidenmatte Oberflächen, denn glänzendes Papier spiegelt Kerzen und Deckenstrahler, und genau diese Reflexe legen sich beim Scannen über den Code.

Welches Format ihr wählt, hängt davon ab, wo der Code stehen soll:

Bei der Stückzahl rechnet ihr pro runden Tisch mit einem Aufsteller, bei langen Tafeln mit einem pro sechs bis acht Sitzplätze. Dazu kommen je einer für Willkommensbereich, Bar, Fotoecke und Ausgang sowie drei bis fünf Reservekarten für die, die verschwinden oder einen Weinfleck abbekommen. Bei zehn runden Tischen landet ihr so bei etwa 18 bis 20 Karten. Druckt lieber ein paar mehr; ein Nachdruck am Vortag ist selten möglich.

Wo der Code über den Tag hinweg steht

Der Code gehört dorthin, wo Gäste ohnehin kurz stehen bleiben oder sitzen und das Handy in der Hand haben. Am Willkommensschild scannen die ersten Gäste, noch bevor der Sektempfang losgeht. Auf den Tischen erreicht ihr alle Gäste beim Essen, also genau dann, wenn sie die Bilder vom Nachmittag durchsehen. An der Bar und an der Fotoecke sammeln sich die Leute abends, dort entstehen die meisten spontanen Aufnahmen. Die Waschräume klingen unglamourös, sind aber einer der wenigen Orte, an denen jeder Gast irgendwann allein steht und Zeit hat. Am Ausgang fangt ihr die ab, die es den ganzen Abend vergessen haben.

Es gibt auch Orte, an die der Code nicht gehört. Nicht auf die Tanzfläche oder neben die Boxen, weil dort niemand stehen bleibt und liest. Nicht auf Tischdecken, die im Laufe des Abends abgeräumt werden. Nicht hinter Glas, hinter Kerzen oder in Vasen, weil Reflexe und Schatten das Scannen stören. Und nicht an Stellen, die abends dunkel werden, ohne dass Licht auf die Karte fällt. Ein Teelicht mit etwas Abstand neben dem Aufsteller hilft.

Der Moment der Ansage

Karten allein reichen nicht. Jemand muss einmal laut sagen, wofür sie da sind. Der beste Zeitpunkt ist nach dem Hauptgang und vor der Eröffnung der Tanzfläche: Alle sitzen noch, die Handys liegen auf dem Tisch, und die Bilder von Trauung und Sektempfang sind bereits auf den Geräten. Der DJ oder der Trauzeuge sagt in zwei Sätzen: Auf jedem Tisch steht eine Karte mit einem QR-Code, scannt ihn und ladet eure Fotos hoch, gerne jetzt gleich. Danach nicht mehr wiederholen. Weitere Ansagen nerven und bringen wenig.

Betreibt ihr statt einer gemieteten Fotobox eine eigene Fotoecke, gehört ein Aufsteller direkt neben die Requisiten. Wie so eine Ecke funktioniert, steht unter Fotobox-Alternative.

Vor dem Tag testen

Testet nicht den Entwurf am Bildschirm, sondern die gedruckte Karte. Bildschirme sind heller und kontrastreicher als Papier, und ein Code, der auf dem Monitor problemlos scannt, kann auf cremefarbenem Karton mit dunkelgrünen Modulen an der Grenze liegen. Bestellt bei der Druckerei einen Probedruck oder druckt eine Karte zu Hause auf demselben Papier.

Scannt die Karte mit einem iPhone und einem Android-Handy, weil beide Kamera-Apps unterschiedlich tolerant gegenüber schwachem Kontrast sind. Scannt aus etwa einem Meter Abstand, so weit sitzt ein Gast am Tisch von der Karte entfernt. Und scannt bei gedimmtem Licht, abends mit nur einer Lampe an, denn so sieht der Saal nach dem Essen aus. Wird der Code in einem dieser Tests nicht innerhalb weniger Sekunden erkannt, macht ihn größer oder erhöht den Kontrast, bevor ihr die Auflage druckt. Ob ältere Smartphones mitspielen, steht in einem eigenen Beitrag: Unterstützen alle Smartphones aktuell QR-Code-Foto-Uploads?

Prüft zum Schluss, dass der gescannte Link wirklich auf eure Galerie führt und die Upload-Seite lädt. Das verhindert den Klassiker: Der Code zeigt auf die Testgalerie, die ihr vor drei Wochen angelegt und dann gelöscht habt.

Gäste, die nicht scannen

Es wird Gäste geben, die den Code nicht scannen: weil das Handy alt ist, weil sie die Kamera-App nicht kennen, weil sie es schlicht vergessen. Für sie gibt es die Adresse unter dem Code und den Nachschlag nach der Feier. Postet den Galerie-Link ein oder zwei Tage später in die WhatsApp-Gruppe der Hochzeit, mit dem Hinweis, dass Fotos weiterhin hochgeladen werden können. Oft kommen erst über diesen Weg die Bilder, die ihr sonst nie gesehen hättet.

Die Galerie hinter dem Code

Snapveil ist unser eigenes Produkt und eine private Foto-Galerie für Events: Ihr legt die Galerie an, bekommt Link und QR-Code, und die Gäste laden ihre Bilder direkt im Browser hoch, ohne App und ohne Account. Die Galerie ist nur für Personen mit dem Link erreichbar, optional mit Passwort, und die Daten liegen auf Servern in der EU. In der kostenlosen Variante passen 250 Fotos hinein; die Pro-Version für einmalig 29,90 Euro pro Event ergänzt unbegrenzte Fotos (Fair Use), Videos, Downloads in Originalqualität und eine Live-Fotowand für Beamer oder Fernseher, die den QR-Code gleich mit anzeigt. Wie ihr die Galerie anlegt, steht unter Fotogalerie erstellen.

Ist die Karte einmal richtig gemacht, ist der Rest Routine: aufstellen, einmal ansagen, am Tag danach den Link nachreichen.